Nuestro querido Sr. Miquis acaba de terminar la auditoría de su alojamiento y aunque está hecho un lío, por lo menos, ya sabe dónde hay que poner más atención.
Nuestro siguiente paso será que ese lío en su cabeza se convierta en un sencillo mapa a seguir para ponerlo todo en orden.
Este mapa lo haremos a través del cronograma y el plan de acción.
Nosotras hemos definido 35 pasos fundamentales.
¿35? ¿Treinta y cinco?
Sí 35, treinta y cinco.
No te abrumes. No te los voy a soltar aquí de golpe, solo te hablaré de los 15 más básicos.
Al final, con el cronograma se ahorra tiempo, preocupaciones y dinero deja completamente a la vista qué hacer y cuándo hacerlo.
Esto es claridad y orden en la estrategia hotelera.
Qué es el cronograma y el plan de acción hotelero
Tanto utilizamos una aplicación específica como si hacemos el cronograma con Excel, este te ayuda en el marketing, el revenue y en la operativa, independientemente del tipo de establecimiento alojativo que tengas.
¡Pero cuidado!
No confundamos cronograma con plan de acción.
El cronograma y el plan de acción son complementarios, NO equivalentes. Ambos deben existir o, mejor dicho, coexistir.
El cronograma es la herramienta de seguimiento y control de todo el plan de acción para mejorar un hotel o un alojamiento turístico.
Mira las diferencias entre uno y otro.
PLAN DE ACCIÓN
- Va enfocado a un objetivo que puede ser muy amplio dentro de una organización o muy específico dentro de un solo departamento.
- Tiene objetivos SMART: específicos medibles, alcanzables, relevantes y acotados dentro de un espacio de tiempo. Lo habitual es que si va englobado en el ámbito de una organización incluya a varios departamentos.
- Se asignan los equipos y recursos necesarios para llevarlo a cabo.
- Se ordenan las tareas por prioridad, se le asigna importancia o urgencia a cada una y se especifica cómo realizarlas. Por ejemplo: en el plan de acción pondré qué tarifa asignaré a un canal determinado (no tengo por qué tenerlas todas en todos los canales).
- Incluye contingencias para que el equipo pueda trabajar sin demoras y solventar problemas por sí mismo. Por ejemplo, si un proveedor A no tiene una herramienta que necesito, ¿puedo comprarla al proveedor B, o tendré que esperar?
- Está redactado con cada tarea específica detallada punto por punto (qué hacer, cómo hacerlo, quién, cuál es el presupuesto, el plazo y su plan de contingencias para cada una…).
CRONOGRAMA
- Abarca departamentos específicos. O sea, un cronograma por departamento: cronograma de actividades hoteleras, de limpieza, de eventos, etc. Todos estos cronogramas se unirán en el Plan de acción.
- Las tareas también deben ser Smart: específicas medibles alcanzables relevantes y acotadas en el tiempo.
- Las tareas vendrán ordenadas por orden de prioridad dado en el plan de acción y las fechas en que deben finalizar.
- Tendrá en cuenta el tiempo requerido para cada tarea y la dependencia de unas tareas de otras (por ejemplo, no puedo conectar un canal de venta si no tengo antes preparado todo en el channel manager).
- No incluye las contingencias, estas las tendremos que consultar en el plan de acción.
- No se redacta. Se escribe, pero no se desarrolla, sino que se realiza sobre un esquema visual para verlo de manera rápida. Por ejemplo, si en el cronograma aparece que tengo que hacer un setup de la propiedad en el PMS, esto ya me indica que debo dar de alta habitaciones o alojamientos, tarifas, restricciones, suplementos, descuentos, etc. y todo eso vendrá especificado en el plan de acción.
Cómo te facilita el trabajo (y la vida) el cronograma y el plan de acción
Con esos pasos definidos, con su cronograma y su plan de acción en la mano, el Sr. Miquis tendrá ya las cosas muy claras, tanto en su cabeza y como en un documento que le permitirá:
- Conocer las fechas de implementación específicas para cada tarea. Evita la procrastinación, la confusión y la acumulación del trabajo.
- Quienes son los responsables de cada tarea para ahorrar trabajo duplicado o que se pisen los cometidos retrasando así las acciones a tomar.
- Disminuir las posibles confusiones en las acciones que realiza cada responsable de tarea.
- Tomar decisiones sin demoras al conocer el estado del proyecto en tiempo real.
- Conocer la carga de trabajo para cada tarea en cada momento para disponer de tu tiempo de forma más organizada.
- Disponer de un plan de fechas para distribuir las tareas entre los miembros de tu equipo.
- Evitar sumar tareas nuevas imprevistas. Cada uno de esos posibles imprevistos originados de las acciones definidas en el cronograma, implica solo un cambio o adaptación, pero no una tarea nueva que sumar a la lista.
Campos esenciales en un cronograma
- El número o nombre de tarea
- El responsable de dicha tarea
- El estado en el que está esa tarea (empezada, terminada, no iniciada, parada) para de un vistazo detectar si hemos tenido alguna incidencia es importante saberlo en una tarea, si una depende de otra.
- La fecha de inicio.
- La fecha de finalización.
- Los días aproximados que nos va a llevar.
- Un diagrama de Gantt (o cronograma de Gantt) que representa visualmente el orden y el momento de finalización de todo nuestro plan de acción. En él tendremos de un solo vistazo en una fecha X las tareas listas y las que tenemos en ejecución.
Hasta que la muerte los separe
Visto todo esto…
Está claro, ¿no?
Un plan de acción debe ir siempre acompañado de un cronograma.
Si los implementamos correctamente:
- Nuestro plan de acción será más fluido,
- No se nos escapará nada,
- Conoceremos la carga de trabajo.
- Reduciremos los imprevistos.
- Corregiremos antes todas las incidencias que se desprenden de la auditoría y que van a aparecer sí o sí porque hemos implementado un cambio y estamos en un momento de expansión o crecimiento.
El Sr. MIquis ya sonríe y está más tranquilo. Después de su auditoría y de tener en orden un plan de acción con su cronograma, puede verlo todo más transparente, tener más control sobre su negocio y dedicar su tiempo a sus tareas preferidas e, incluso, oye,¿por qué no?, tomarse un tiempo libre y relajarse.
¡Nos vemos pronto Sr. Miquis!
Si quieres saber más sobre cómo poner en orden tu negocio de alojamientos turísticos o cómo podemos ayudarte para obtener más por tus plazas turísticas, contáctanos.
